Kokouspalvelut, varausehdot

Tilaisuuden varaaminen ja vahvistaminen
Alustavan varauksen voimassaoloaika on yksi viikko varauspäivämäärästä lukien. Asiakkaan kanssa erikseen sovittaessa voidaan alustavaa varausta jatkaa sovittuun päivään saakka. Varaus raukeaa ellei ennakkovaraukseen saada vahvistusta ko. ajassa.

Kokouspaketti
Kokouspaketti tarkoittaa pakettihintaa, joka sisältää ennalta määrätyt palvelut. Laskutamme kokouspaketin ilmoitetun mukaisesti sellaisenaan riippumatta siitä ovatko kaikki osallistuneet aterioille.

Tilaisuuksien tarkentaminen
Seuraavat yksityiskohdat on toimitettava meille 7/14 arkipäivää ennen tilaisuutta:

aikataulut ja ateria-ajat
menun valinta lopulliseen muotoonsa
tiedot ruoka-aineallergioista*
osallistujamäärä*
tilaisuuden isäntä/emäntä ja yhteystiedot
mahdolliset erityistoivomukset
lisätoiveet AV-varustuksesta (mikäli kiinteä kalusto ei riitä)
majoittujien nimilista huonejakoineen
laskutustiedot viitteineen (max. 35 merkkiä).

Pyydämme ilmoittamaan tilaisuuteen osallistujien yhteismäärän. Emme ota erikseen vastaan yksittäisten osallistujien ilmoittautumisia.
Mikäli tilaisuuteenne tilataan/asiakas tilaa erikoisohjelmaa, koristeluja, orkesteria tai erikoislupia sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä kuluista. Tilojen koristeluista asiakkaiden toimesta ja tavaroiden kuljetuksista sovitaan erikseen. Mikäli asiakas aiheuttaa toiminnallaan tiloissamme jonkinlaista aineellista vahinkoa irtaimistolle tai kiinteistölle, on asiakkaan korvattava kaikki aiheutuneet vahingot Lasaretille. Kaikissa tiloissamme on anniskeluoikeudet ja asiakkaiden omien juomien nauttiminen Suomen alkoholilainsäädännön nojalla on kielletty.

* Laskutusperusteena toimivan henkilömäärän vahvistuksen tulee olla meillä viikkoa ennen tilaisuutta. Samalla tulee vahvistaa kokoustilan tilajärjestely ja pöytämuoto. Myöhemmin ilmoitetuista tilajärjestelymuutoksista veloitamme 50 €/tunti, minimiveloitus on yhdestä työtunnista.
Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle henkilömäärälle. Jos henkilömäärä muuttuu, on Lasaretilla oikeus osoittaa toinen sopivampi tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.

Tilaisuuden peruuntuminen
5–30 hlöä
Varauksen voi perua veloituksetta viimeistään 15 vrk ennen tilaisuutta.
Varauksen peruuntuessa 7—14 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 %.
Varauksen peruuntuessa 0-6 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 100 %.

31–80 hlöä
Varauksen voi perua veloituksetta viimeistään 31 vrk ennen tilaisuutta.
Varauksen peruuntuessa 30 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 25 %.
Varauksen peruuntuessa 14 —29vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 %.
Varauksen peruuntuessa 0—13 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 100 %.

81–200 hlöä
Varauksen voi perua veloituksetta viimeistään 91 vrk ennen tilaisuutta.
Varauksen peruuntuessa 90 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 25 %.
Varauksen peruuntuessa 30—89 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 %.
Varauksen peruuntuessa 0-29 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 100 %.

AV-järjestelmät
Useimpien kokoustilojemme perusvarustukseen kuuluvat dataprojektori, fläppitaulu ja tussit, kannettava tietokone, äänentoistolaitteet sekä Internet-yhteys. Varustus voi vaihdella tilakohtaisesti joten varausta tehdessänne ko. tilan AV-varustus tarkennetaan yksityiskohtaisemmin. Henkilökuntamme opastaa laitteiden käytössä.
Mahdolliset erityistoiveet AV-laitteiden suhteen tulee esittää varausta tehdessä.
Kokoustilojen tietokoneissa on käytössä Microsoft Windows 7 sekä Office 2016 –ohjelmistot.
Lisätietoja antaa AV-päällikkö Antti Karihtala p. 050 534 6066,
email: antti.karihtala(a)lasaretti.com tai kokoustekniikka(a)lasaretti.com

Laskutusehdot
Loppulasku laskutetaan tilaisuuden jälkeen seuraavana arkipäivänä ja maksuaika on 14 pv netto. Laskutuslisä 7 €/lasku. Ulkomaille 15 €/lasku.
Mikäli varaajasta johtuen olemme saaneet puutteelliset laskutusohjeet ja korjaamme laskua, veloitamme korjauslaskusta 10 €/lasku.
Varaamme itsellemme oikeuden käyttää myös ennakkolaskutusta, jos tilaisuuden arvo sitä edellyttää (hääjuhlat, ohjelmapalvelut, suuremmat tapahtumat/tilaisuudet).

Lomakkeelle täytettyjen henkilötietojen tallennus
Tallennamme lomakkeeseen täytetyt tiedot asiakasrekisteriimme. Lisätietoja saat rekisteriselosteestamme.

Juhlapalvelut, varausehdot

Tilaisuuden varaaminen ja vahvistaminen
Alustavan varauksen voimassaoloaika on yksi viikko varauspäivämäärästä lukien. Asiakkaan kanssa erikseen sovittaessa voidaan alustavaa varausta jatkaa sovittuun päivään saakka. Varaus raukeaa ellei ennakkovaraukseen saada vahvistusta ko. ajassa.

Ennakkovaraus vahvistetaan varausmaksulla, joka on tilavuokran suuruinen. Varausmaksu hyvitetään lopullisessa tilaisuuden laskutuksessa. Mikäli varaus perutaan, varausmaksua ei palauteta ja asiakkaalta peritään täysimääräinen tarjouksessa sovittu tilavuokra.

Tilaisuuden suunnittelussa hintaan kuuluu kaksi tuntia neuvotteluaikaa. Osa neuvotteluajasta suositellaan käytettäväksi viikkoa ennen tilaisuutta, jossa käydään läpi seuraavat tarkennetut asiat:

aikataulut ja ateria-ajat
lopullinen menu juomineen
ruoka-aineallergiat
osallistujamäärä (aikuiset/lapset)
istumajärjestys/menukortit
tilaisuuden isäntä/emäntä ja yhteystiedot
koristelu.

Lisäneuvotteluista on aina sovittava ennakkoon. Tuntiveloitus lisäneuvotteluista on 40 €.

Erityisjärjestelyt
Mikäli tilaisuuteenne tilataan/asiakas tilaa erikoisohjelmaa, koristeluja, orkesteria tai erikoislupia sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä kuluista. Tilojen koristeluista asiakkaiden toimesta ja tavaroiden kuljetuksista sovitaan erikseen. Omia syötäviä tai juotavia tuotteita ei saa tuoda tiloihimme.

Laskutusehdot
Loppulasku laskutetaan tilaisuuden jälkeen seuraavana arkipäivänä ja maksuaika on 14 pv netto. Laskutuslisä 7 €/lasku. Ulkomaille 15 €/lasku. Mikäli varaajasta johtuen olemme saaneet puutteelliset laskutusohjeet ja korjaamme laskua, veloitamme korjauslaskusta 10 €/lasku.

Ennakkoon sovittaessa voi laskun käydä maksamassa hotellin vastaanottoon seuraavana arkipäivänä. Varaamme itsellemme oikeuden käyttää myös ennakkolaskutusta, jos tilaisuuden arvo sitä edellyttää (hääjuhlat, ohjelmapalvelut, suuremmat tapahtumat/tilaisuudet).

Tilaisuuden peruuntuminen

5–30 hlöä
Varauksen voi perua veloituksetta viimeistään 15 vrk ennen tilaisuutta.
Varauksen peruuntuessa 7—14 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 %.
Varauksen peruuntuessa 0-6 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 100 %.

31–80 hlöä
Varauksen voi perua veloituksetta viimeistään 31 vrk ennen tilaisuutta.
Varauksen peruuntuessa 30 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 25 %.
Varauksen peruuntuessa 14 —29vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 %.
Varauksen peruuntuessa 0—13 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 100 %.

81–200 hlöä
Varauksen voi perua veloituksetta viimeistään 91 vrk ennen tilaisuutta.
Varauksen peruuntuessa 90 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 25 %.
Varauksen peruuntuessa 30—89 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 50 %.
Varauksen peruuntuessa 0-29 vrk ennen tilaisuutta veloitamme 100 %.

Yli 200 hengen tilaisuudet sovitaan erikseen tarjouksessamme. Tarjouksessa tarkennamme myös korkeasesonkien peruutusehdot erikseen esim. pikkujoulukausi tai erikoispyhät.

Lasaretilla on oikeus perua varaus mikäli kyseessä on ylivoimainen este, force majeure, tai mikäli sovittua ennakko- tai loppulaskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä.

Hääjuhla voidaan perua neljä kuukautta ennen tilaisuutta ilman peruutuskuluja (ei koske varausmaksua). Mikäli tilaisuus perutaan myöhemmin, tilaajalta veloitetaan 75—100 % tilaisuuden arvosta.

Lasten aterioiden hinnoittelu:
Pääsääntöisesti seuraavin perustein: alle 4-vuotiaat veloituksetta, 4–12-vuotiaat 50% menun hinnasta. Nämä hinnat koskevat ruokailuhinnoittelua.

Majoitus
Mahdollisen huonevarauskiintiön osalta huoneet tulee vapauttaa kuukausi ennen varausajankohtaa. Majoitusvahvistuksen yhteydessä on myös ilmoitettavamajoittujista nimilista viikkoa ennen saapumista, maksutapa/ laskutusosoite, arvioitu saapumisaika ja yhteysnumero.

AV-järjestelmät
Useimpien tilojemme perusvarustukseen kuuluvat dataprojektori, fläppitaulu ja tussit,  kannettava tietokone, äänentoistolaitteet sekä Internet-yhteys. Varustus voi vaihdella tilakohtaisesti joten varausta tehdessänne ko. tilan AV-varustus tarkennetaan yksityiskohtaisemmin. Henkilökuntamme opastaa laitteiden käytössä.

Mahdolliset erityistoiveet AV-laitteiden suhteen tulee esittää varausta tehdessä.
Lisätietoja antaa AV-päällikkö Antti Karihtala p. 050 534 6066, antti.karihtala(a)lasaretti.com tai kokoustekniikka(a)lasaretti.com

Lomakkeelle täytettyjen henkilötietojen tallennus
Tallennamme lomakkeeseen täytetyt tiedot asiakasrekisteriimme. Lisätietoja saat rekisteriselosteestamme.