Ajankohtaista Tilaa tapahtumatila kuin ammattilainen – tässä viisi askelta kohti onnistumista
On laji tai ala mikä tahansa, kokeneen tekijän tunnistaa selkeistä ja varmoista liikkeistä. Ammattilainen ei hötkyile turhaan, vaan hän etenee vaiheesta toiseen, kunnes onkin jo valmista. Ammattitaitoiset tapahtumajärjestäjät eivät ole tässä asiassa poikkeus, ja nyt autamme sinua sopimaan tapahtumatilasta kuin oikea pro.
Ole hyvissä ajoin liikkeellä
Käsittelemme kokous- ja kongressihotelli Lasaretissa jatkuvasti varauksia jopa kolmen vuoden päähän. Jos olet suunnittelemassa pikkujouluja 200 hengelle, Oulussa viivästynyt varaus tietää erittäin todennäköisesti törmäämistä loppuunmyytyyn kaupunkiin.
Kun olet tiedustelemassa ja varaamassa tapahtumatilaa ajoissa, kenties oman ajankohtasi siirtäminen on mahdollista, ellei juuri se haluamasi tila olekaan vapaana ensisijaisesti toivomanasi aikana.
Suunnittelu ajoissa helpottaa tapahtumajärjestäjän elämää myös silloin, kun oman tilaisuuden koko muuttuu ilmoittautumisten myötä. Suuntaan tai toiseen, monipuoliset juhla- ja kokoustilamme palvelevat hyvin erikokoisia tilaisuuksia.
Tarjouspyyntölomake on helpoin tapa edetä
Kaikkein helpoin tapa järjestää tilaisuus Oulussa on lähettää meille tarjouspyyntö nettisivujemme kautta. Se on vaivaton ja nopea tapa varmistaa, että saamme riittävän yksityiskohtaisen tarjouksen laatimiseksi tarvittavat tiedot. Samalla tarjouspyyntö on sinulle tapahtumajärjestäjänä muistilista asioista, jotka tässä vaiheessa on hyvä tietää.
Muistilista voi olla myös lyhyt! Tärkeimmät tiedot ovat
- Millainen tilaisuus on kyseessä?
- Koska se on?
- Kuinka monelle henkilölle se järjestetään?
Pyydä tarjous sähköpostilla osoitteesta lasaretti@lasaretti.com.
Pystymme palvelemaan sitä paremmin, mitä enemmän saamme tietoa
Henkilömäärä ja tapahtuma-aika ohjaavat tilavalintaa jo paljon. Usein onnistunut tilaisuus tarvitsee ympärilleen paljon muutakin.
Tilaisuutta suunnitellessa pysähdy tämän huomion äärelle: Kaikki mitä tilaisuuden aikana tapahtuu, on jonkun suunnittelemaa, ajoittamaa ja tekemää. Oikea ajoitus on taika-avain aivan jokaiseen tapahtumaan, on kyse sitten palaveritarjoilusta tai juhlaseminaarin VIP-vieraiden huomioimisesta.
Kuka tämän kaiken tekee? Me teemme sen, mutta tarvitsemme ensin tietoa. Mitä enemmän tiedämme, sitä paremmin pystymme palvelemaan juuri sinua. Kirjoita tarjouspyyntilomakkeen lisätietosarakkeeseen kaikki tärkeänä pitämäsi yksityiskohdat, mitä et muissa kohdissa ole päässyt vielä kertomaan.
Lue tarjous huolella läpi
Laadimme tarjouksen kertomiesi tietojen perusteella. Jos tarjouksen luettuasi huomaat, ettet ole aiemmin huomannut jotain yksityiskohtaa, nyt on hyvä hetki tarttua toimeen. Kirjoita omat huomiosi muistiin kaikessa rauhassa ja lähetä lista vastausviestissä. Meille tilaisuus on aina yhteinen kohokohta asiakkaittemme kanssa ja käymme tätä vuoropuhelua mielellämme. Joten tarkista, varmista ja kysy lisää, jos mikä tahansa asia tuntuu epäselvältä.
Varmista budjetin pitäminen selkeällä sopimuksellamme
Tarjous on myös oman budjetointinne kivijalka. Se sisältää hinnan kaikille sovituille yksityiskohdille. Esimerkiksi Aurora-salin tarjoukset sisältävät selkeästi eritellyt tekniikkapaketit. Olemme erittäin korkeatasoisen AV-tekniikan tapahtumapaikka. Meidän valintamme tarkoittaa, ettei AV-tekniikkaan käytännössä tarvitse budjetoida erikseen varoja. Tutustu kiireettömästi myös varaus- ja peruutusehtoihin. Hyväksytty tarjous on sopimus. Ja ennen kaikkea tarjouksemme hyväksyminen tarkoittaa, että kaikki sovitut asiat ovat nyt kunnossa – olet hoitanut tapahtuman tärkeimmät vaiheet kuin ammattilainen!