Ajankohtaista Rakkaudesta toimivaan tapahtuma-aikatauluun – Kohtaamiset jättävät muistijäljen
Viimeksi kirjoitimme siitä, miten suuri merkitys voi olla sillä, että tapahtuman puitteet ovat kunnossa esimerkiksi tilan valinnan suhteen.
Myös osaavien käsiparien määrä ja tilaisuuden ohjelman suunnittelu ovat avainasemassa, kun tähdätään onnistuneeseen tapahtumaan. Siispä ystävällinen muistutus: mikäli vähänkään epäilet kykyjäsi hahmotella nämä kuntoon omin päin, on henkilökuntamme avuksi, kun järjestät tilaisuutesi taide-, kokous- ja kongressihotelli Lasaretissa. Autamme muotoilemaan tapahtumasi kuin itsestään rullaavaksi kokonaisuudeksi yksityiskohtia, tekniikkaa ja tarjoiluja myöten.
Mutta miksi sitten on niin tärkeää, että kaikki sujuu kuin rasvattu? Siksikö, että illallisbuffetissa varmasti ehtii myös santsata? Vai siksi, että tähtiartisti voisi laulaa kaikkien toivekappaleet? Vai sen vuoksi, että yritysjohtaja kerkeää puheessaan juosta läpi viime vuosisadankin talousluvut ennen kuin porukka taas hajaantuu tahoilleen?
Älä yritä olla yhtä aikaa joka paikassa
Yleensä ei ole tapana vastata kysymykseen kysymyksellä, mutta tehdään tässä poikkeus ja lähestytään ydinkysymystä kokemuksellisesta näkökulmasta.
Oletko joskus osallistunut juhliin, joissa et onnistunut edes lyhyesti vaihtamaan kuulumisia sinut kutsuneen tahon kanssa, koska tällä oli kädet täynnä tehtävää?
Tai oletko kenties itse ollut se järjestäjä, joka ei ennättänyt tervehtiä kaikkia vieraitaan, koska huuhtelit salaattia keittiössä tai etsit läppärin varavirtalähdettä?
Niinhän se on, että jotain olennaista jää puuttumaan, jos isäntä, emäntä tai muu järjestäjävastaava ei henkilökohtaisesti pääse kohtaamaan osallistujia, jotka on itse kutsunut paikalle.
Osallistujalle voi silloin jäädä tunne, ettei hänen läsnäoloaan pidettykään niin tärkeänä. Vierasta tuskin kiinnostaa, jos järjestelyt sakkaavat, koska kutsuva taho on ahtanut ohjelman hieman liian täyteen – tai hommannut paikalle liian vähän henkilökuntaa.
Sinun tehtäväsi kutsuvana henkilönä on olla vieraillesi läsnä.
Älä siis yritä olla joka paikassa samaan aikaan, vaan anna ammattilaisten auttaa.
Kohtaamiset jäävät mieleen
On ihanaa, kun tilaisuuden koolle kutsuja kesken humua seisahtuu kohdallesi, katsoo silmiin ja kysyy miten menee, viihdytkö. Siitä tulee arvostettu olo (ja mitä massiivisempi tapahtuma on kyseessä, sitä erityisemmältä se tuntuu). Vieraalle voi myös olla merkityksellistä päästä kertomaan, mitä hän on tilaisuudessa ajatellut tai oppinut.
Järjestäjälle palaute taas on kullanarvoista. Ja ovathan kivat kohtaamiset jo sinällään, paljon vaivannäköä vaatineiden tapahtumien ja juhlien keskellä, niitä parhaita hetkiä! Etenkin kun ehdit oikeasti pysähtyä. Hyvällä fiiliksellä. (Ei pää-kolmantena-jalkana-paikasta-toiseen-juosten.)
Kohtaamiset jättävät muistijäljen – ja tuo jälki on todennäköisemmin positiivinen, kun kaikki käytännön järjestelyt rullaavat.
Varmista siis, että tilaisuutesi lipuu eteenpäin kuin soutuvene pitkin rasvatyyntä järvenselkää. Me Lasaretissa autamme sinua onnistumaan ja työnnämme paattisi vesille.
Ota rohkeasti yhteyttä ja kysy lisää!